¿Cómo se puede supervisar un examen online utilizando Zoom?

Alicia es maestra de literatura en una Universidad de Perú desde hace más de 10 años. 

Hace poco más de dos años su rutina cambió y pasó de impartir clases en su centro de trabajo a hacerlo desde casa, de forma online. Muchos instructores y docentes al igual que Alicia, aprendieron a usar varias herramientas de internet que antes ni siquiera imaginaban como Zoom y, aunque esto al principio fue un dolor de cabeza, hoy es una de las formas más utilizadas por las instituciones de educación y es una forma muy cómoda y eficiente de impartir conocimientos que ha tenido muy buena aceptación por parte de docentes y alumnos. 

La educación online, al ser una forma mucho más accesible y flexible que la educación tradicional ha tenido una gran demanda y muestra un crecimiento anual promedio superior al 98%. Los alumnos de Alicia admiten que prefieren esta forma de trabajo y que no les gustaría regresar a clases presenciales. 

Alicia también prefiere dar clases online porque le evitan pasar por problemas diarios como el tráfico y le han ayudado a reducir sus gastos personales. A ella no deja de sorprenderle lo fácil que es lograr que sus alumnos aprendan desde la comodidad de su casa, ¡incluso muchos mejoraron sus calificaciones, pero, ¡qué equivocada estaba!… pronto se dio cuenta de que esas buenas calificaciones se debían a que sus alumnos copiaban. Este sigue siendo un reto para las instituciones y docentes, que buscan alternativas para hacer que sus alumnos cumplan las reglas de los exámenes en línea. 

¿Cómo ha logrado Alicia mejorar la seguridad y la supervisión de los exámenes online utilizando Zoom?, a continuación te lo compartimos: 

Como todos los docentes de su institución, Alicia crea los exámenes desde Google Forms para evaluar a sus alumnos y para supervisarlos por Zoom organiza bloques de máximo 12 alumnos, esto significa que tarda más tiempo en evaluar a los 34 alumnos porque debe dividir en tres sesiones de 40 minutos cada una. 

Les pide a todos los alumnos que tengan el audio y la cámara abiertos, admite que es un caos, pero le sirve. Un detalle es que a varios (si no es que a la mayoría de sus alumnos) les falla el internet y se desconectan, para lo cual Alicia intenta darles un tiempo extra para compensar el tiempo que perdieron por la desconexión (esto significa abrir una nueva reunión y esperar a que todos se conecten, lo cual alarga el tiempo de la evaluación). 

Alicia debe permanecer sin despegar los ojos y no distraerse de la computadora durante todo el examen para poder vigilar a todos sus examinados.

¿Es fácil supervisar a los alumnos a través de Zoom?

Totalmente, de hecho tu también puedes supervisar a tus alumnos como lo hace Alicia, la ventaja de Zoom es que es una herramienta versátil y hoy en día una gran mayoría sabe utilizarla, además los primeros 40 minutos de cada reunión son gratuitos. A continuación te explicamos cómo sacar provecho de zoom para supervisar tus exámenes:

1. Crea tu prueba

Crea tu examen como normalmente lo haces, pero en esta ocasión te recomendamos crear una versión diferente para cada bloque de alumnos al que vas a supervisar. Para crear las pruebas puedes usar los formularios de Google que son gratuitos https://docs.google.com/forms/

2. Comunica el proceso
de forma clara y oportuna

Informa a tus alumnos las instrucciones de forma clara y puntual, indícales el tiempo máximo que tienen para presentarse en la reunión de Zoom y que es necesario que estén en un lugar tranquilo, iluminado y sin distracciones al momento de hacer su examen. No olvides enviarles el link de la reunión y comunicarles que la sesión será grabada.

3. Solicita cámaras y micrófonos abiertos

Ya en la reunión, pídeles a todos que tengan sus cámaras y micrófonos abiertos, de hecho, una vez que tus alumnos se habitúen a esta modalidad de supervisión de exámenes online con Zoom, podrás pedirles que conecten como cámara adicional la de su teléfono móvil, esto incrementa tu ángulo visual y en definitiva mejorará el buen comportamiento.

4. Comienza a grabar la sesión y permanece atento(a) todo el tiempo

Para dar inicio al examen, una vez todos se encuentre conectados, compárteles por el chat de Zoom el link al examen que creaste en los formularios de Google. Te recomendamos dejar en claro que no está permitido apagar ni cámaras ni micrófono. Para que esta forma de supervisión te brinde los resultados que buscas, es indispensable que permanezcas atento o atenta al grupo todo el tiempo que dura el examen, es decir, no te levantes ni a tomar agua, esto es muy importante para supervisar lo mejor posible, ya que cada distracción o ausencia impedirá que tus alumnos se sientan vigilados y puede que tengan muchas iniciativas para copiar.

5. Señala claramente cuando suceda una inconsistencia

Si hay personas que por algún motivo apagan cámaras o micrófonos, señálalo y pídeles que los activen nuevamente. Es importante que seas enfático para evitar que los demás alumnos también lo hagan.

6. Permanece pendiente de las desconexiones

Si por alguna razón un alumno pierde la conexión, toma nota de quién fue para después unirlos a la sesión de recuperación de tiempo, no olvides anotar por cuánto tiempo permanecieron desconectados. Si la desconexión excedió los 10 minutos, es un tanto probable que los alumnos hayan aprovechado ese tiempo para averiguar respuestas, por lo que te recomendamos que les indiques que deberán volver a presentar la prueba, en otro grupo para responder preguntas totalmente diferentes.

7. Solicita el envío inmediato de exámenes online respondidos

Al finalizar el tiempo de la prueba, debes pedir a tus alumnos que guarden sus respuestas y te envíen a la brevedad las respuestas ya sea por por correo electrónico o por herramientas de mensajería como WhatsApp. Es muy importante que reiteres que deben realizar el envío dentro de los 5 minutos posteriores al finalizar el examen, esto evitará o al menos reducirá las posibilidades de que un alumno busque investigar, cambiar o corregir respuestas.

Siguiendo estos pasos podrás supervisar que tus alumnos hagan el examen de una forma más segura y honesta; sin embargo no podemos dejar de comentarte que hay algunas consideraciones que debes tener en cuenta:

Lo que no te permite la supervisión vía Zoom:

  • Verificar si hay alguien más en la sala (fuera de cámaras).

  • Verificar si el usuario está compartiendo el link del examen y otra persona lo está contestando mientras el alumno permanece a cámara.

  • Verificar si el alumno está copiando y pegando las respuestas.

  • Al estar al pendiente de tantos alumnos, no se puede tener certeza exacta de que el comportamiento sea el adecuado.

  • No se puede saber si se están valiendo de trucos o herramientas de mensajería para hacer el examen en equipo.

  • No se puede proteger el banco de preguntas, ya que es muy seguro que compartan el examen con sus otros compañeros para que éstos se den una idea del tipo de preguntas que hará el docente para ellos.

  • Usualmente los alumnos venden los exámenes a otros grupos, por lo que tu banco de preguntas nunca estará seguro.

¿Qué riesgos se corren usando esta forma de supervisión?

Al ser una forma un tanto rudimentaria, implica mucho trabajo preparativo, además requiere invertir el triple de tiempo para poder supervisar a una cantidad manejable de alumnos; otro aspecto a considerar es que siempre se tendrá que estar renovando el banco de preguntas, ya que es vulnerable de ser compartido, vendido, etcétera.

¿Qué soluciones existen para reducir los riesgos y la carga de trabajo?

Una herramienta de supervisión remota de exámenes en línea, que también es llamada online proctoring, es un aliado que hace la supervisión de forma automática y sin necesidad de presencia humana. Ofrece una serie de ventajas que la convierten en una solución ideal y factible cuando no se tiene el tiempo o los recursos humanos para realizar una supervisión en vivo utilizando herramientas como Zoom. Si tu institución busca tener un mayor control y certeza del comportamiento de los examinados obteniendo reportes detallados y fáciles de entender, te recomendamos que conozcas cómo Proctorizer ayuda a las instituciones académicas a evaluar de forma segura.

Otros puntos a destacar del software para supervisión de exámenes online, Proctorizer es que es muy fácil de instalar y configurar y se complementa perfectamente con Zoom, además, al ser una herramienta diseñada específicamente para Latinoamérica funciona óptimamente en cualquier parte, es decir en lugares con baja conectividad a internet. 

El sistema de online proctoring de Proctorizer es una alternativa verdaderamente segura ya que cumple a cabalidad con las normas internacionales de privacidad de datos GDPR y FERPA y en ningún momento solicita acceso a datos del estudiante o de su computadora.

Proctorizer es la única herramienta del mercado en Español que funciona desde cualquier dispositivo, de esta forma, no importa desde dónde realicen el examen los estudiantes, ya sea desde una PC, una laptop, una tableta o un dispositivo móvil, Proctorizer supervisará de forma óptima. ¿Quieres conocer más sobre online proctoring?

¿Qué acciones detecta Proctorizer de forma automática?

Como herramienta online proctoring, Proctorizer identifica intentos de fraude y faltas que regularmente no es posible detectar con Zoom. A continuación te compartimos un listado de las acciones que detecta Proctorizer:

  • Múltiples personas (personas adicionales)

  • Suplantación de Identidad

  • Persona no identificada

  • Distracción del postulante

  • Ausencia de la persona

  • Verificación del Postulante con documento de identidad

  • Intentos de captura (screenshot) de banco de preguntas

  • Salida del examen

  • Uso de medios de comunicación (chat, WhatsApp entre otros)

  • Intentos de impresión o copy/paste

  • Evita uso de un segundo monitor

  • Registra todo el historial de navegación durante examen

  • Desconexiones de red (Proctorizer sigue monitoreando)

  • Uso de aplicaciones no autorizadas

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