[GUÍA PRÁCTICA] Automatización de procesos evaluativos y sus ventajas
En la era digital, la agilidad, rapidez y eficiencia son cada vez más relevantes. Por esa razón, la automatización de procesos online se ha convertido en una de las prioridades de toda institución o compañía que busque hacer frente a las nuevas demandas y adaptarse de manera óptima al entorno digital.
En este contexto, la educación en línea se está convirtiendo en un pilar fundamental en la formación de estudiantes de diversos niveles educativos. El constante cambio y avance de la tecnología ha impulsado a muchas instituciones de educación superior a expandir su oferta educativa mediante programas de formación en línea.
Este enfoque ha demostrado ser una respuesta efectiva a la demanda de flexibilidad y accesibilidad por parte de las nuevas generaciones de estudiantes, permitiéndoles adquirir conocimientos y habilidades desde cualquier ubicación. Sin embargo, este cambio hacia la educación en línea ha generado desafíos importantes en lo que respecta a la evaluación en línea.
Si bien se están desarrollando cada vez más herramientas de colaboración online seguras, la automatización de los procesos evaluativos es uno de los pilares que está brindando numerosos beneficios al acelerar los tiempos de ejecución de las tareas. Pero a medida que más estudiantes participan en cursos virtuales, la necesidad de garantizar la integridad, la equidad y la transparencia en los procesos de evaluación se vuelve crítica. Es en este contexto, que la automatización de los sistemas de evaluación supervisados, permitan asegurar la integridad de las evaluaciones en línea, por lo que se ha convertido en una solución esencial para mantener altos estándares de calidad y confiabilidad en la educación en línea.
En esta guía mostramos los pasos para automatizar un proceso de evaluación en línea supervisado y destacamos las ventajas que obtienen las instituciones educativas al implementarlo.
¿Qué es la automatización de procesos evaluativos?
La automatización de procesos evaluativos se refiere al uso de tecnología y sistemas especializados que permitan aplicar, supervisar y gestionar de manera eficiente las evaluaciones de estudiantes en un entorno en línea. Este proceso puede incluir software especializado, el uso de inteligencia artificial, reconocimiento facial y otras herramientas digitales.
Automatizar un proceso de evaluación virtual implica la eliminación de tareas manuales y la sustitución de procesos administrativos por soluciones tecnológicas que automatizan la creación, administración y hagan más eficiente, pero también más seguro, el seguimiento y la calificación de los exámenes.
Al incorporar a la automatización herramientas de proctoring o supervisión remota, las instituciones educativas pueden reducir errores, asegurar un entorno de evaluación seguro, garantizar la integridad de las evaluaciones, proteger contra riesgos de copia, trampas, fraudes y riesgo de plagio, ahorrar tiempo en el análisis de resultados y ofrecer a los estudiantes un proceso de evaluación más flexible y accesible.
¿Qué es el proctoring?
El proctoring es un sistema tecnológico que permite verificar la identidad, supervisar y monitorear de manera remota a los estudiantes mientras realizan exámenes en línea. Este proceso se lleva a cabo a través de cámaras web y el dispositivo de cómputo donde se hace el exámen. Este sistema utiliza tecnología especializada para garantizar la integridad de la evaluación. Un ejemplo de plataforma de proctoring altamente intuitiva y confiable, y que se ha distinguido por crear soluciones a medida para instituciones y empresas de América Latina es es Proctorizer.
Pasos para automatizar la evaluación en línea con proctoring o supervisión remota
La automatización de procesos de evaluación con supervisión es un proceso que requiere antes que todo, una organización interna efectiva. Aquí presentamos los pasos esenciales que recomendamos seguir:
1. Organización Interna
Antes de sumergirse en la implementación de un sistema automatizado para sus evaluaciones, es importante definir un equipo dedicado a dar seguimiento a este proceso, intervenir y contribuir las veces que sea necesario. Lo ideal es que este equipo incluya a personas que administran los sistemas de gestión del aprendizaje y profesionales encargados de definir políticas, nuevos procedimientos y comunicaciones para docentes y estudiantes. Establecer roles y responsabilidades es esencial para garantizar una implementación exitosa junto con su proveedor de tecnología.
2. Selección de la plataforma de proctoring o supervisión remota
Una vez que se ha organizado el equipo interno, el siguiente paso que le recomendamos es elegir una plataforma de proctoring confiable que se adapte a las necesidades propias de su institución. Plataformas como Proctorizer ofrecen una amplia gama de soluciones y características que permiten lograr un servicio altamente personalizado para garantizar la seguridad y confiabilidad de los exámenes en línea. Contáctenos aquí para agendar una sesión que nos permita crear una una solución ideal para su institución.
3. Integración con el sistema de gestión de aprendizaje (LMS)
Para una automatización exitosa de las evaluaciones virtuales, es importante asegurarse de que el sistema de proctoring sea totalmente compatible con tu sistema de gestión de aprendizaje, que bien puede ser un LMS como Moodle, Canvas o Blackboard, o puede ser un desarrollo propio. Esta integración facilita el acceso, la gestión y la seguridad de los exámenes en línea lo que contribuye significativamente a la calidad y la confiabilidad en la automatización de estos procesos.
Cómo se puede garantizar que la integración sea eficiente:
Compatibilidad técnica: Asegúrese de que la plataforma de proctoring que se elija sea compatible con el LMS que utiliza su institución. En este sentido le comentamos que Proctorizer es compatible con todos los sistemas y versiones de gestión del aprendizaje como Moodle, Blackboard y Canvas y además se puede integrar con desarrollos hechos a medida.
Capacitación y soporte continuo: Es de alta relevancia que el sistema proctoring incluya capacitación a docentes y estudiantes para que se familiaricen rápidamente con el proceso de evaluación automatizado, además debe proporcionar soporte técnico continuo para resolver problemas o inquietudes que puedan surgir después de la implementación. Esto garantiza que tanto docentes como estudiantes tengan un recurso confiable para resolver problemas técnicos y mantener la confianza en el sistema.
Pruebas y ajustes: Realice pruebas exhaustivas antes de implementar la automatización de evaluaciones online a gran escala, esto le permitirá identificar cualquier problema o conflicto técnico, asegurarse de que todo funciona de forma adecuada y realizar ajustes si es necesario para garantizar que la transición hacia la automatización sea fluida.
4. Configuración de exámenes
Una vez seleccionada la plataforma, el paso que recomendamos es configurar los exámenes en línea de acuerdo con las necesidades de cada curso. Esto implica definir parámetros como la duración del examen, el nivel de supervisión, que puede ser flexible o más estricto, el número de intentos permitidos, las restricciones de acceso y la programación de las fechas y horas de evaluación.
5. Comunicación con los estudiantes
Informar a los estudiantes sobre las reglas y expectativas relacionadas con el proceso de evaluación supervisada. Proporciona guías claras sobre cómo configurar sus dispositivos, qué comportamientos son apropiados durante el examen y cuál es el protocolo de comunicación en caso de problemas técnicos. Hacer esto con antelación reducirá de forma significativa las dudas de los estudiantes.
6. Pruebas piloto
Antes de llevar a cabo las primeras evaluaciones reales, le recomendamos realizar al menos una prueba piloto, esto permitirá conocer cómo es el proceso de evaluación en línea automatizado. A los estudiantes les permitirá asegurarse de que acceden a su examen supervisado de forma adecuada y familiarizarse con el proceso. Estas pruebas ayudarán a identificar posibles dudas o problemas y garantizarán una experiencia sin contratiempos en los exámenes reales.
7. Conocer la información que registra el monitoreo en tiempo real
Durante la evaluación en línea automatizada, el sistema de proctoring supervisará a los estudiantes en tiempo real, registrando cualquier actividad sospechosa, como mirar hacia otro lado, hablar en voz alta o levantarse de su lugar.
Al finalizar los exámenes, el sistema de proctoring generará informes detallados que incluyen registros de comportamientos inapropiados, si los hubiera. Estos informes son fundamentales para la revisión de los docentes y el proceso de calificación.
Entender qué tipo de información recopila este monitoreo y cómo interpretarlo en los reportes de supervisión, es esencial para asegurarse de que el estudiante logró la calificación obtenida bajo las normas institucionales, o, en su defecto, determinar si ha sido acreedor a algún tipo de sanción o nota por no seguir las políticas establecidas.En Proctorizer contamos con reportes de fácil interpretación, además brindamos capacitación personalizada para que los docentes y evaluadores aprovechen al máximo la información recopilada en los reportes y tomen decisiones de forma ágil.
4 Grandes ventajas de la automatización de procesos evaluativos
1. Mayor seguridad
La seguridad es una de las ventajas más destacadas de la automatización de procesos evaluativos. Los sistemas de proctoring garantizan que los exámenes se realicen de manera justa y transparente aún cuando sean presentados de forma remota. Esto reduce significativamente el riesgo de trampas, fraudes, plagio o suplantación de identidad. Además la evaluación supervisada automatizada protege la propiedad intelectual de la institución educativa, ya que evita la filtración de contenido de los exámenes, lo que es especialmente relevante cuando se trata de preguntas o contenidos exclusivos de la institución. En este sentido el sistema de Proctorizer bloquea y registra cualquier intento de copiar, pegar o usar dispositivos no permitidos, proporcionando avisos, alertas y pruebas concretas en caso de identificar comportamientos sospechosos durante la evaluación.
2. Flexibilidad y comodidad
La evaluación en línea con proctoring ofrece flexibilidad a los estudiantes al permitirles realizar exámenes desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Esto es particularmente beneficioso para aquellos que tienen compromisos laborales o familiares. Los estudiantes pueden programar sus exámenes de acuerdo con sus horarios, lo que amplía el alcance de la educación y hace que el proceso de evaluación sea más conveniente.
Contar con un sistema de evaluación supervisada que funcione de forma automática proporciona a los docentes ventajas significativas, como la reducción de su carga de trabajo administrativo al automatizar tareas de monitoreo y calificación. Esto les permite enfocarse en actividades más centradas en la enseñanza y la retroalimentación personalizada para los estudiantes.
Además, la consistencia en la aplicación de las normas de evaluación se garantiza, minimizando el sesgo y asegurando una evaluación justa para todos los estudiantes. La disponibilidad de informes detallados sobre el desempeño de los estudiantes facilita la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones informadas para adaptar la enseñanza.
3. Ahorro de tiempo y recursos
La automatización de evaluaciones virtuales con sistemas de proctoring genera importantes ahorros para las instituciones educativas. En primer lugar, reduce significativamente la carga de trabajo administrativo. Elimina la necesidad de organizar exámenes en ubicaciones físicas, lo que reduce significativamente los costos asociados con la logística de infraestructura y personal. Además, al automatizar el proceso de evaluación, se agiliza la corrección y revisión de exámenes, lo que ahorra tiempo y recursos humanos. También se reduce el riesgo de errores humanos en la calificación, lo que es especialmente valioso en programas con un gran número de estudiantes.
Al simplificar la gestión de los exámenes en línea, las instituciones pueden invertir el tiempo y los recursos en mejorar la calidad de la educación en línea, la formación de docentes o en la expansión de programas educativos, beneficiando así tanto a la institución educativa como a los estudiantes.
4. Evaluación consistente y objetiva
Uno de los mayores desafíos en la evaluación tradicional es la posibilidad de sesgos. Los sistemas de proctoring garantizan que todos los estudiantes sean evaluados bajo las mismas condiciones, lo que elimina sesgos y permite una evaluación más justa y objetiva. Esto es esencial para mantener altos estándares de calidad en la educación en línea.
Conozca cómo podemos ayudarle a automatizar de forma eficiente y ágil sus procesos evaluativos. Contáctenos aquí.